文件和資料控制程序

1 目的

明確本公司文件的控制要求，以及文件的編制、審批、發(fā)放與更改的程序，確保各部門使用文件的有效版本，防止誤用失效文件及作廢文件。

2 適用范圍

    適用于本公司質量管理體系文件和資料的管理（包括適當范圍的外來文件）。

3 職責

3.1 總經理負責對質量方針、質量目標、質量手冊、公司內部管理規(guī)定的審批；

3.2 管理者代表負責對質量手冊的審核，對程序文件、作業(yè)指導書的審批；

3.3 辦公室負責公司各項文件的修訂、審核和發(fā)布；

3.4 各部門對與本部門工作有關的文件和表格提出增補、更改、修訂建議，形成書面文件，報辦公室審核，經管理者代表批準后實施；

3.5 各部門在每月5日前向總經理辦公室及領導部門上報考核數(shù)據(jù)完成情況、上月工作總結、本月工作計劃。

3.6 檔案室負責各種文件、資料的檔案管理工作。

4 工作程序及要求

4.1 質量管理體系文件的種類

4.1.1質量管理體系文件包括：

a.     質量手冊、程序文件、作業(yè)指導書等；

b.     技術業(yè)務性數(shù)據(jù)、資料，包括運營信息數(shù)據(jù)、統(tǒng)計報告和運營數(shù)據(jù)分析報告等更各種記錄；

c.     管理性文件，包括公司制定的各項管理文件；

d.     外來文件，包括國家頒布的與出租汽車行業(yè)有關的法律法規(guī)、條例、行業(yè)管理辦法和規(guī)定等。

4.1.2 文件的受控與非受控

    a. 受控文件：指需對批準、發(fā)布、更改、發(fā)放與收回進行有效性控制的文件。應由辦公室編制《受控文件清單》，明確范圍，并加蓋受控章。外來文件如行業(yè)發(fā)文等，如需受控，也應由辦公室登記并加蓋受控章。

    b. 非受控文件：指無需對發(fā)放后進行控制的文件。非受控文件無需加蓋受控章。

4.2 文件的編制

4.2.1 質量手冊、程序文件由管理者代表組織編寫。

4.2.2公司級管理制度和規(guī)定由辦公室負責編寫。

4.2.3作業(yè)指導書和部分級文件由各部門組織編寫。

4.3 文件的編目

4.3.1 所有文件應有以下統(tǒng)一的標識：文件名稱、文件編號、版號、發(fā)放編號、修改記錄及文件的生效日期。

4.3.2 我公司的文件和資料采用以下五種編目方法：

4.3.2.1 內部行政管理性文件編目由三部分組成，即：字號“X字”、年份、順序號，如“X第X號”；

4.3.2.2 質量手冊的編目為：—ZLSC—A，即“北京**汽車有限公司”、“質量手冊”、“A版”；

4.3.2.3 程序文件的編目為：—CX—xx—A，即“北京**汽車有限公司”、“程序文件”、“程序文件編號”、“版本號”；

4.3.2.4 記錄作為一種特殊類型的文件，包括格式化記錄和非格式化記錄兩種類型。

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