4.3文件發(fā)放

文件編制后經(jīng)權(quán)責(zé)主管批準(zhǔn)，交由人事部蓋“受控文件”章后統(tǒng)一發(fā)放。

文件發(fā)放時應(yīng)填寫《文件發(fā)放登記表》，收文單位應(yīng)簽收。發(fā)放新文件同時應(yīng)收回舊文件統(tǒng)一銷毀，為參考目的而需保留一份的，應(yīng)加蓋“作廢”章或區(qū)分保管予以識別，以防過期文件被誤用。

4.4文件的修改

文件的修改由申請單位填寫“分發(fā)號”、《文件修改申請表》，經(jīng)管理代表批準(zhǔn)后由人事部實施。修改后的文件按4.1的要求進行審批，按4.3的要求進行發(fā)放。

文件修改后，版次相應(yīng)(00、01、…)上升，修改10次后上升（A、B…）版本。

4.5文件的保管

經(jīng)頒布發(fā)行之質(zhì)量手冊、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書等，其原稿由人事部永久保存。

發(fā)行至各部門的文件應(yīng)指定人員進行管理，定期對文件進行檢查，以確保文件正確性與完整性，重要作業(yè)場所應(yīng)放置相關(guān)文件，以方便取用為原則。

使用單位不得以任何理由影印發(fā)行文件，不得在文件上私自涂改，不得私自外借。

4.6文件的定期評審

每次管理評審應(yīng)對文件評審其文件適宜性，需要修改時按4.4的要求進行。

4.7電子文件管理

電子文件應(yīng)做好備份、防止病毒和殺毒工作，若文件為傳真紙時，應(yīng)在文件字跡模糊前拷貝保存。

4.8外來文件管理

人事部建立《外來文件登記表》，統(tǒng)一管理所有外來文件，控制分發(fā)范圍。其他部門接收后應(yīng)轉(zhuǎn)發(fā)一份至人事部，外來文件的轉(zhuǎn)發(fā)和轉(zhuǎn)化視其必要性進行發(fā)放,人事部每年的第四季度對外來文件的適用性進行確認(rèn)并更新。

5.相關(guān)文件

《記錄控制程序》

6.相關(guān)記錄

《文件總覽表》

《文件發(fā)放登記表》

《文件（報廢、修改、補領(lǐng)）申請表》

《外來文件登記表》

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