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記錄控制程序
記錄控制程序
CX-02-(A/0)
1 目的
對記錄進行控制，為滿足質(zhì)量要求的質(zhì)量管理體系有效運行提供客觀的證據(jù)。
2 適用范圍
適用于公司質(zhì)量管理體系運行過程和產(chǎn)品形成過程的所有質(zhì)量記錄。
3 職責(zé)
3.1 各部門負責(zé)本部門記錄的收集、存檔、貯存；
3.2 辦公室為質(zhì)量記錄的綜合管理部門，負責(zé)記錄的編號、保存期限的規(guī)定及組織銷毀。
4 工作程序
4.1記錄的標(biāo)識編碼
JL-XXX- XX
順序號
條款號
記錄漢語拼音字頭
4.2 記錄的變更與審批
各種記錄的格式一般不得隨意更改，確需變更時，由使用部門編制樣表，經(jīng)辦公室或技術(shù)部批準(zhǔn)后方可使用；
4.3 記錄的填寫要求
4.3.1禁止使用鉛筆填寫；
4.3.2所有記錄要嚴格按表格要求填寫，字跡清晰、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、內(nèi)容完整，并在記錄上簽名或簽字；
4.3.3如填寫錯誤，只允許記錄者本人在錯誤處劃改，并在劃改處加蓋責(zé)任印章或簽字。
4.4 記錄的標(biāo)識、收集和編目
4.4.1所有記錄均要有醒目的標(biāo)題及編號作為標(biāo)識；
4.4.2各部門負責(zé)收集記錄，進行分類，按編號或日期順序定期裝訂成冊，裝訂要整齊牢固，并在封面上表明記錄的名稱、編號、歸檔日期、歸檔人及保存期限等。
4.5 記錄的貯存與保管
4.5.1各種記錄要分類并按編號或日期順序進行貯存，以便查找；
4.5.2貯存和保管的環(huán)境要適宜，避免損壞、變質(zhì)或丟失。
4.6 記錄的查閱及處理
4.6.1公司內(nèi)部的記錄一般情況下不允許外借，特殊情況下需經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)方可借閱，借閱者應(yīng)妥善保管，不得損壞和丟失，并及時歸還；
4.6.2合同有要求時，在商定期內(nèi)，記錄可以提供給顧客及其代表查閱；
4.6.3各種記錄必須規(guī)定保存期限，到期后，由記錄使用部門列出清單，經(jīng)辦公室批準(zhǔn)后進行銷毀。
5 相關(guān)記錄
《質(zhì)量記錄清單》
《文件銷毀申請》
《文件借閱、復(fù)制記錄》
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作者：佚名
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